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インサータ
デジタル化が進んでいる世の中とはいえ、郵送による情報提供は高い需要を保っています。ダイレクトマーケティングを成功させるために、紙媒体でのDM（ダイレクトメール）も効果的な手段といえるでしょう。
しかし、手作業で郵便物を作成すると時間がかかりますよね。企業全体の作業効率をアップするには、インサーターを活用して封入作業を改善する必要があります。
そこで、本記事ではインサーターの選び方やメリットに触れ、さらにおすすめメーカーを紹介します。
目次
インサーター（封入封緘機：ふうにゅうふうかんき）とは？
インサーターとは請求書や明細書などの「書類を封筒の中に入れて、のり付けする作業」を自動化する装置です。封入作業の効率を改善できるだけではなく、省人化が狙えます。
装置によっては一時間に数万通以上の封入作業がおこなえるものや、一度に二枚以上の書類を封入できるものがあります。
現在は中小企業向けのインサーターの需要が高まっているため、卓上型のコンパクトサイズが流通している傾向です。
封入作業がある場合には、企業規模問わず導入をしておくのがおすすめです。
作業工程に分けてインサーターの原理・仕組みを紹介
インサーターの原理は比較的単純です。「書類を折る」「封筒に入れる」「のり付けする」の3工程でおこなわれます。
装置本体
装置本体は、封入封緘（ふうにゅうふうかん）作業をおこなうインサーターのメインの部分です。
「フィーダー」「トレイ」「封入材料供給部」「封緘（ふうかん）機構」などで構成されています。
操作部
操作部は、インサーターを操作する部分です。コピー機同様に、作業者は操作部で機械に指示を出して作業をおこないます。
最近では液晶タッチパネルなどが採用されていますが、小型で安価なモデルではボタン式も多く流通しています。アナログな仕様を好む方でも安心して利用できるでしょう。
制御部
制御部は、動作を管理する電子制御システムです。操作部からの指示に基づいて装置本体の動作を調整し、自動化を可能にしています。
開発・製造メーカー側のブラックボックスになるため、作業者が直接制御部に触れることはありません。
各機能を分かりやすく解説
インサーターでの処理量は、能力が低いものでも一時間に数千枚以上。有効活用できれば、作業効率の改善に繋がるでしょう。
本章では、インサーターの機能を詳しく解説します。
書類を折りたたむ
インサーターでは封筒のサイズに合わせて、任意に書類を折りたためます。各販売メーカーにより名称は異なりますが、一般的な折り方は「ふたつ折り・みっつ折り・よつ折り」などがあります。
対応する折り方は、設備サイズ（用紙サイズと封筒サイズ）によって決められていることが多いため、導入の際にはインサーターメーカーに問い合わせてください。
手作業での折りたたみは、用紙の角と角があっていなかったり、シワになってしまったりする恐れがあります。無意味なマイナス印象を与えないためにも、インサーターを利用したほうが無難でしょう。
書類を封筒の中に入れる
インサーターを用いれば、折りたたんだ書類を封筒の中に入れる工程も自動化できます。技能が必要な封入作業を、ミスなく高速で処理可能です。
また、高性能なインサーターになれば、宛先ごとに異なる枚数の文書を封入できる機能も備えています。
封をする（のり付け）
書類が封入された封筒に「のり付け」をする作業もインサーターが担当します。のり付け工程は、過不足なく封筒にのりを付けなくてはいけません。
手作業では、作業者によってばらつきが出てしまいますが、インサーターに任せれば、作業者がおこなうよりも綺麗に仕上がります。
インサーターの導入業界や使用用途を紹介
実際にインサーターはどの様に使われているのでしょうか？
本章では、インサーターの導入業界やその活用方法について紹介します。
印刷・出版業界
印刷・出版業界では、書籍・雑誌へ付録や請求書などを挿入する際にインサーターが用いられます。
アナログ媒体である書籍・雑誌の人気は根強く、好んで購入する方も一定数います。人の手ですべて対応するのは従業員数が充実しているメーカーに限られるでしょう。
また、メーリング業者では他業界の郵便物の作成・封入作業を委託され、インサーターが活躍しています。
大量の封入作業をおこなうことから、正確で迅速な作業をおこなえるインサーターが求められているといえるでしょう。
医療業界
医療業界でもデジタル化は進んでいますが、「健康診断の結果」「ストレスチェックの結果」などの書類は紙媒体で送られます。健康診断は毎年多くの方が受診するため、結果の通知には封入作業がかかります。
また、健康診断などの書類には、多くの個人情報が記載されているため、入れ間違い、汚れなどのミスは許されません。
大規模な病院や医療機関になるほど、封入作業にも高い品質が求められるので、インサーターを活用し、迅速かつ正確な作業をおこなっています。
インサーターを導入するメリットを解説
インサーターを導入すれば生産性向上だけではなく、さまざまなメリットがあります。本章では、インサーターを導入するメリットについて触れていきます。
封入作業の生産性向上
インサーター導入時の最大のメリットは、封入作業の効率アップでしょう。今まで人数をかけて手作業でおこなっていた場合でも、インサーターを使用すれば数分で終わってしまうことも少なくありません。
また、封入作業の作業時間短縮により、省人化も狙えるでしょう。省人化した人員を別の作業に回せば、職場内や事業所内全体の作業効率に繋がります。
封入作業自体は利益を生みにくい作業なので、可能な限りインサーターの導入をおすすめします。
セキュリティ対策向上
封入作業では、個人情報や機密情報などが含まれる重要書類を誤って入れてしまう可能性もあります。個人情報流出などの致命的なミスを犯せば、会社は社会的信用を失ってしまうかもしれません。
一度失った信頼を取り戻すには相応の時間がかかるので、会社としては絶対に避けなければいけないトラブルですよね。
しかし、インサーターを導入すればより正確な作業が可能です。人間が行う封入作業と比較して、ムラなく素早く正確に行えるため、会社のセキュリティ向上にも寄与する可能性が高いでしょう。
導入した目的を達成するためのインサーターの選び方を解説
目的を明確にしてからインサーターを導入しなければ、能力不足でインサーターが無駄になってしまうかもしれません。
インサーターを選ぶ際は、下記の選定要素を参考にしてください。
対応用紙をサイズを確認しておこう
あらかじめ用紙サイズを明確にしておくのは、インサーター導入時には重要です。インサーターは、機種によって使用できる用紙・封筒が決められています。導入後に「目的の用紙が使えない」となってしまうのは避けるべきでしょう。
一般的に大型のインサーターであれば、さまざまな種類に対応し、折り方の種類も豊富です。用紙サイズに迷う場合には、さまざまな種類が扱えるインサーターを選ぶことをおすすめします。
自社のニーズに合った動作速度
インサーターの動作速度は、一時間あたりの処理量を示します。卓上型インサーターでは一時間あたり500〜1,000通程度、高性能なものになれば3,000〜5,000通程度の処理が可能です。さらに、大型のインサーターになれば10,000〜20,000通程度の処理能力を誇ります。
必要な動作速度がわからない場合には、ひと月の封入作業の量を調査すれば必要なスペックが簡単にわかります。動作速度や処理能力はカタログに記載されているため、導入時には参考にするといいでしょう。
歩留り
歩留まりとは「材料投入量に対して、できた完成品の割合」を示します。たとえば、100枚の紙を使用して封入済みの封筒が90通できれば、歩留まりは90％です。
インサーターは精密な工業製品なため、センサーの状態や劣化により各部品の精度が落ちる場合があります。頻繁に不具合をおこせば、不良品率が上がってしまうでしょう。
安定した品質で作業をおこなうには、定期的なメンテナンスが必要です。導入前にインサーターメーカーにランニングコストや、メンテナンス頻度を確認することをおすすめします。
インサーターを3種類に分けて各種類の特徴や価格を紹介
卓上タイプや大量封入に向いたタイプなど、さまざまなインサーターが販売されています。本章では、インサーターの種類ごとに特徴や価格を紹介します。
エントリーモデル
最低限の機能を持ったインサーターがエントリーモデルといえるでしょう。小型なサイズが多く、ほとんどが卓上で使用できます。
処理できる封書は一時間に500〜1,000通程度で、相場は～100,000円程度です。用紙や封筒が限定されるデメリットがありますが、中小企業であればエントリーモデルでも対応できる場合が多いでしょう。
中堅モデル
月に数千から数万通も封入作業をおこなう場合には、中堅モデルの導入を視野にいれるといいでしょう。
大きさはビジネス用の複合機（コピー機）程度はありますが、さまざまな用紙・封筒に対応しています。処理量は一時間に2,000〜4,000通程度で、価格は100,000円程度が相場です。
高機能モデル
あらゆる封入作業に対応する必要があれば、高機能モデルを検討してください。高機能モデルでは、さまざまな用紙・封筒に対応しているだけではなく、インサーターによっては小冊子のような厚みのあるものを封入できる機種もあります。
高性能ゆえに部品点数も増え、サイズが大型化します。処理速度は一時間あたり5,000通以上です。さらに、大量処理を目的とした大型化したモデルでは、10,000通〜20,000通程度の能力を持ちます。
高機能モデルはスペックにより価格差がありますが、500,000円〜が相場です。
インサーターを製造・販売するメーカー
国内にはさまざまなインサーターを販売するメーカーがあります。ここでは、おすすめするメーカーを紹介します。
ピツニーボウズジャパン株式会社
ピツニーボウズジャパンは、郵便料金器やインサーターなどを取り扱う業界最大手のメーカーです。くわえて、郵便局が指定した料金計器を販売する唯一のメーカーでもあります。
1920年に郵便料金計器を世界で初めて発明し、世界100ヵ国150万社以上に商品を提供してきました。国内では、自治体やヘルスケア、金融、官公庁などさまざまな業界に提供しています。
ピツニーボウズジャパンのインサーターは、小型から大型までさまざまなシーンに対応しています。2018年からは卓上型インサーターに特化し、国内外でユーザーを増やしているようです。
株式会社ビー・ピー・エス
デジタル化が進む世の中でも、いまだに紙のやり取りが多い場合には、「ビー・ピー・エス」のインサーターをチェックしてみましょう。ビー・ピー・エスでは、大小さまざまなインサーターを取り扱っています。
とくに、DSシリーズは卓上に特化したインサーターです。請求書などの帳票、チラシ・返信封筒などの同封物を手軽に封入・封緘（ふうかん）できます。モデルには豊富なバリエーションがあり、さまざまなニーズに合わせて選定することが可能です。
DMT Solutions Japan株式会社（屋号：BlueCrest）
大型のインサーターの導入を検討している場合には「BlueCrest」がおすすめです。BlueCrestの取り扱うインサーターは、一時間あたり10,000～20,000通程度の能力を持っています。
そのため、年間でDMやパンフレットを大量に封入するメーカーであれば、導入を検討してもいいでしょう。
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